以工作流程與代理人機制建立電子公文管理系統模型

Abstract

網際網路的興起不僅改變傳統商務的運作模式，也促使各國紛紛運用網際網路來進行政府電子化的再造。配合這股時代的潮流，行政院提出政府電子化的改造方案，其中也包括電子公文計畫的推動。在電子公文計畫中，電子公文交換系統係採用可延伸標示語言XML (eXtensible Markup Language)作為部門之間公文交換的格式，使得公文資料具有可攜性與跨平台的優點。因此，若能將電子公文交換作業和內部公文管理系統加以整合，將可大幅提升公文處理的效能。本研究針對大專院校的需求，提出電子公文管理系統的參考模型，此模型由電子公文的交換作業與工作流程管理所組成，並由代理人負責控管。在電子公文的交換作業部份，代理人將電子來文匯入內部的公文管理系統，並協助執行發文作業。在電子公文的工作流程管理部份，代理人檢核電子公文的簽核狀態，以及相關資訊，作為後續稽催與控管的準則。本研究根據所提之參考模型實作系統，結果顯示，以工作流程與代理人機制建立的電子公文管理系統，對公文處理的效率有顯著地提升。