中研院近史所檔案館數位保存後設資料項目建置之研究

Abstract

近年來，資訊科技的進步，改變了人類溝通的方式、知識的管理和傳承、資訊的散播和儲存，對人類社會產生革命性的影響。檔案館開始面對大量的電子文書，並將原有的珍貴館藏轉換為數位物件典藏。然而，看似穩當的數位典藏方式，即使建立了適當的儲存環境，做好各種安全控管，未必能保證數位物件可供長期使用。為了長久保存數位物件並提供使用，除了轉存、轉置、技術模擬等廣受認同的保存方法外，還需要保存後設資料的配合，國際間已有許多相關研究。本研究以RLG、NLA、Cedars、NEDLIB四發展機構所提出的保存後設資料項目為比較對象，得出核心項目，再配合中研院近史所檔案館的需求，建置適用的保存後設資料項目。\n經過比較發現，RLG、NLA、Cedars、NEDLIB所提出的保存後設資料項目，因為定位及應用目的不同，在規模、項目及描述層次上有差異，但描述重點仍有某種程度的共識。其中，NLA詳細記載歷次更動相關事項，並針對不同型態數位檔訂立不同的描述項目的做法，值得參考。\n考量需求與館藏數位檔特性，中研院近史所檔案館保存後設資料項目雖以四種保存後設資料核心項目為基礎，在建置時仍做了部分修正與更動。(1) 保存後設資料的功能以協助保存決策制定及執行為主，不考慮提供使用的部分，也儘量不與原有後設資料重複；(2) 描述層級訂在系列層級；(3) 更動史項目，綜合NLA及Cedars之優點。限於系統功能限制，保存後設資料仍無法自動產生，也暫時不與數位檔及原有後設資料連結。\n根據研究結果，對近史所檔案館及其他典藏機構提出下列建議：(1)制定數位保存政策及計畫；(2) 測試保存方法及保存後設資料項目；(3)留意相關科技及標準的發展趨勢；(4) 保存後設資料應儘量以自動、同步方式產生；(5) 明確定義描述規範。此外，對於數位保存後設資料及保存方法應再深入了解，並尋求跨領域合作機會。